プロンプト共有は、もうコピペでなくていい。スキル・プラグインで社内に広げる方法

こんにちは、おぐりんです。

便利なプロンプトを社内で共有したい。でも、指示文を配っても使われない。そんなときは、共有する形を変えてみてください。

今は、プロンプトを毎回コピペしなくても、スキルやプラグインとして使える形で渡せます。この記事では、社内で再利用してもらうための考え方と、共有方法を整理します。

プロンプト共有は、もうコピペでなくていい

プロンプトは、AIへ渡す指示文のことです。うまくいった指示を社内チャットや共有文書へ置けば、ほかの社員も試せます。ただ、使うたびに探し、貼り付け、自分の仕事に合わせて書き換える運用には手間が残ります。

AIエージェントは、目的に応じて情報を調べ、道具を使い、複数の作業を進めます。その使い方では、最初の一回に完璧な指示を詰め込むことだけに力を使う必要はありません。共通の手順は保存し、AIに必要な資料を参照してもらい、今回の目的や不足情報を対話で補えます。

例えば「この会議記録を、いつもの形式で整理して」と頼む。その「いつもの形式」や、決定事項と提案を分ける判断をあらかじめ持たせておけば、毎回長い指示を入力せずに済みます。

一度だけ試す指示なら、文章を送るだけでも十分です。一方、社内で繰り返す仕事は、指示文を配るところから、使えるスキルとして渡すところへ進めたいと考えています。

スキルは、指示と手順を繰り返し使える形にしたもの

スキルは、AIが特定の仕事をするときに使う手順や判断基準をまとめたものです。例えば、どんな依頼で使うか、何を読み、どの順番で進め、どの形式で返すかを持たせます。必要な参考資料や処理も組み合わせられます。

プラグインは、スキルや外部サービスとの接続などをまとめて導入・配布するための単位です。仕事の手順だけならスキル、関連する複数のスキルや接続も一緒に渡したいならプラグイン、という違いで捉えると分かりやすいと思います。

受け取った人は導入したうえで、その仕事をAIへ頼みます。対応する環境では、依頼内容に応じてスキルが使われるため、どのプロンプトを貼ればよいかを毎回思い出す負担を減らせます。

指示文を探して貼り付ける共有と、手順・判断基準・参照先をまとめたスキルを仕事で使う共有を比べた図

僕自身、スキルの数が増えると、名前や使いどころを一つずつ覚え続けるのは難しいと感じています。社内でも、利用者が全部覚えて選ぶより、必要な仕事で使われるように設計したいと話してきました。

スキルの作り方自体は、次の記事で実例とともに紹介しています。ここでは、できたものを別の人も使えるようにする話へ進みます。

共有機能があるなら使い、別の環境へはファイルで渡す

ChatGPT・Claude・Geminiには、繰り返す指示や手順をスキルなどの形で使う仕組みがあります。まずは、利用しているサービスの共有機能を使うのが基本です。

ChatGPTでは、Businessなどのワークスペースでスキルやプラグインを社内共有できます。誰に使ってもらうかを設定し、同じ仕事の進め方を渡せます。具体的な操作や対象プランは、ChatGPTの公式ガイドをご覧ください。

Claudeでは、Team・Enterpriseの組織内共有に加え、スキルをZIPファイルで追加する方法があります。詳しい使い方は、Claudeの公式ガイドにまとまっています。

Geminiもスキルに対応し、ファイルの取り込みや共有の仕組みがあります。個人向けとWorkspaceでは提供状況や操作が異なるため、Geminiのスキル案内とWorkspaceでの共有方法を確認してください。

利用枠の都合でProなどの個人向けプランを使っている、別のAI環境へ渡したい、といった場合は、ファイル配布も選択肢です。スキルをZIPなどにまとめ、社内チャットやDriveで渡して、それぞれの環境へ導入します。取り込める形式や手順は、使うサービスの公式案内に合わせます。

ファイルで渡すなら、「何に使うものか」「どう導入するか」「最新版はどこにあるか」を短く添えれば十分です。接続先の資料やサービスを使う場合は、受け取った人にも必要なアクセス権や接続設定が必要になります。

配る前に、同じ仕事で使えるかを確かめる

スキルの形にしただけで、誰の仕事にも合うわけではありません。弊社で記事作成スキルの試用報告を聞いたときも、作成者と利用者で、想定している記事の出発点が違っていました。

作成者は、取材の文字起こしや調査結果がある状態から、速く記事にする仕事を想定していました。一方、利用者が求めていたのは、AIとの対話で自分の意見を整理し、記事にする仕事でした。

僕はそこで、記事の目的と入力する内容が違うことを指摘しました。素材がそろっているなら文章化へ進める。意見を引き出す必要があるなら、記録を読み、不足を質問するところから始める。同じ「記事作成」でも、役立つ手順が違います。

共有する前にそろえたいのは、長い入力項目より、誰のどの仕事に使うかです。「取材素材を記事にする」と「対話で本人の考えを記事にする」を分ければ、受け取る人も自分の用途に合うかを判断できます。

また、完成した出力をまだ見ていない人へ、細かな初期設定を全部任せるのは難しいと思っています。作成者がよいと思う初期状態と、共有してよい簡単な使用例を用意し、出力を見てもらいながら必要な違いを調整する方が始めやすいです。

共通の手順と、今回の情報を分けて育てる

会議記録の整理なら、「決定事項・担当・期限をまとめる」「決まっていないことを決定済みにしない」は共通の手順です。一方、今回の会議記録や、担当者が確認する最新の案件情報は、その都度参照する材料です。

変わりやすい商品情報や期限までスキルの中へ固定すると、情報が変わるたびに配り直すことになります。繰り返す手順はスキルへ、変わる情報は共有資料へ置き、AIが必要なときに最新版を読むように分けます。資料の整え方は、社内ナレッジをAIで活用するための準備で詳しく扱っています。

使っていて気になった点があれば、今回の結果と、次からの手順を一緒に直します。ただし、個人の文体の好みを全員へ適用するのか、その案件だけの条件なのかは分けます。

共有機能で更新を届けられる場合はその仕組みを使い、ZIPなどで個別に導入している場合は、最新版の置き場所と更新方法を決めておきます。保存しただけで次の仕事へ反映されるとは限らないので、受け取る人が新しい内容を使えるところまでつなげたいところです。

まずは、社内で繰り返す一つの仕事から

プロンプト共有を考える目的は、指示文を集めることではなく、ほかの社員にも便利にAIを使ってもらうことだと思います。そのために、毎回コピペしてもらう必要があるのかを見直してみてください。

まずは、自分が何度もAIへ頼んでいる仕事を一つ選びます。その手順と判断基準をスキルにし、社内の共有機能かファイル配布で渡す。使ってもらい、用途や出力の違いを見ながら直していく。最初から万能なものにする必要はありません。

社員と一緒に、仕事に合うスキルを作って使うところから始めたい方には、AidiaのAI研修があります。共有する仕事の選び方や、情報の参照先、継続的な更新まで相談したい方には、AI顧問で各社の状況に合わせてご一緒に考えています。