クラウド上の共有フォルダを中心に、女性社員とAIロボットのパソコンへ情報が同期するイラスト

社内ナレッジをAIで活用するには？正本・権限・更新を整える5つの手順

こんにちは、おぐりんです。

社内のマニュアルや会議記録を、AIで検索したり、回答に使ったりしたい。そんなとき、まず資料をまとめて読み込ませようと考えるかもしれません。でも、古い手順書と新しい手順書が混ざっていたら、AIにとっても何を根拠にすればよいかが曖昧になります。

僕が大切だと考えているのは、人とAIが、同じ最新版を参照できる状態をつくることです。どこに置くかだけでなく、何を正式な情報とし、誰が使い、どう更新するかまで揃える。この記事では、弊社で行っている情報管理も交えながら、社内ナレッジをAIで活用するための整理手順を紹介します。

AIに何を答えてほしいか、一つの業務から決める

仕事で使う知識や判断の蓄積を、この記事では「ナレッジ」と呼びます。文書だけでなく、会議で決まったことや、なぜその判断をしたかという背景も含みます。ただ、最初から社内の情報を全部扱おうとすると、整理する範囲も確認する範囲も広がります。

例えば、総務への社内手続きの問い合わせを扱うなら、「必要な書類を案内したい」「例外の場合に誰へ確認するかを知らせたい」と、答えてほしいことを絞ります。そのうえで、誰が利用し、どの資料を根拠にし、誰が回答の妥当性を判断するかを考えます。

社内情報を検索し、見つけた内容をAIの回答に使う仕組みはRAG（検索拡張生成）と呼ばれます。こうした仕組みを使う場合も、必要な情報と確認方法を決める準備は欠かせません。まず一つの業務で、何ができれば役立つかを具体的にしましょう。

業務の選定、正本の決定、権限の分離、更新の反映、回答の確認という社内ナレッジ整備の5手順

正式な情報と、判断の参考になる記録を分ける

次に決めるのは、同じ内容の資料が複数あったとき、どれを正式な情報として扱うかです。ここでは、その基準となる文書を「正本」と呼びます。承認済みの手順書と、改定を相談した会議記録は、どちらも役立ちますが、同じ役割ではありません。

会議で出た案が、すべて採用されたとは限りません。個人のメモには、本人には便利でも全員へ適用するべきではない工夫もあります。弊社では、個人の好みや作業上の癖と、会社で共有するルールを分けて扱っています。

資料を整理するときは、「正式に使う文書」「判断の背景を知る参考資料」「今は使わない旧版や下書き」を区別します。ファイル名も「経費精算の手順」のように内容が分かる名前にし、必要に応じて適用開始日や版を添えます。「最終版」「最終版2」と増やすより、どれを使うか判断しやすくなります。

フォルダも業務ごとにまとめ、現行の手順書と過去の資料が混ざらない構成にします。正本の場所、適用する業務、更新日、確認先が分かれば、情報が食い違ったときにも戻る場所を持てます。ファイル名とフォルダ構成で資料の役割を伝え、過去の記録を残すことと、現在の回答の根拠にすることを分けるのがポイントです。

読める人と、変更を決める人を分ける

社内の資料だからといって、全員が同じ情報を読めるわけではありません。AIへつなぐ際も、利用者が本来見られる範囲を踏まえ、検索結果や回答から権限外の情報が出ないようにする必要があります。保存先の閲覧制限が、AI側でも適切に扱われるかを確認してください。

また、読む権限と更新する権限も別です。AIに修正案を作らせることはできても、その案を会社の共通ルールとして確定するかは、その領域の責任者が判断します。弊社でも、個人の使い方の改善と、複数人が使うルールの更新を分けています。

社内のAI利用全体について、入力や共有の条件を決めたい場合は、生成AIの社内ガイドラインの作り方も参考にしてください。ここでは、今回使う文書について「誰が読めるか」「誰が直せるか」「誰が確定するか」が分かる状態を目指します。

デスクトップで編集しても、同じ最新版へ戻れるようにする

弊社では、会社で共有する文書をGoogle Drive上にまとめ、DocsやSheetsで管理しています。手元のパソコンで作業した結果も共有先へ戻し、人やAIが参照する場所を揃えるようにしています。Google Driveを使っているのは、この情報の同期と共有のためです。

Microsoftの環境で仕事をしている会社なら、OneDriveやSharePointなどを使う方法もあります。Microsoftの公式の同期案内でも、SharePointやTeamsのファイルをパソコンと同期する方法が説明されています。大切なのは、普段の業務環境に合う保存先を選び、どのファイルが正式な最新版かを見失わないことです。

例えば、デスクトップで手順書を直したまま、共有先に反映されていなければ、ほかの担当者は古い版を使ってしまいます。共有先が更新されても、AIが以前に取り込んだ情報を参照している可能性は残ります。ファイルの同期と、AIが最新情報を参照できることは、分けて確かめます。

更新する担当者と、更新するきっかけを決めておきましょう。規程の改定や業務変更の後には、保存先の内容、旧版の扱い、AI側への反映を確認します。弊社でも、更新したつもりで終わらせず、保存内容と参照先を読み戻すことを重視しています。具体的な同期や検索への反映方法は、利用するサービスの設定に合わせて確認してください。

普段の質問を投げて、根拠まで確かめる

文書を整理したら、実際に使う質問をAIへ投げてみます。総務の手続き案内なら、「必要な書類は何か」「以前の案内と違う場合、どちらを使うか」と尋ね、回答が正本の内容に沿っているか、参照先まで開いて確認します。文章が自然なことと、業務上正しいことは別です。

資料に書かれていない例外を尋ねたときは、推測で手続きを確定せず、分からない範囲と確認先を示せるかも見ます。閲覧範囲が異なる利用者については、権限外の資料やその内容を回答へ出さないことを確かめます。

期待と違ったら、まず「正しい資料がないのか」「古い版を読んだのか」「適用条件を読み違えたのか」を分けると、直す場所が見えてきます。資料の内容、参照先、AIへの伝え方を必要な範囲で直し、次の利用で確かめる。この繰り返しで、仕事に使える状態へ近づけます。

まずは、よく使う一つの文書から始める

社内ナレッジのAI活用は、全資料を一度に整理し終えるまで待つ必要はありません。よくある問い合わせを一つ選び、正式な文書の場所、読める人、更新する人を確認する。そして、AIがその最新版を使って答えられるか試す。まずはそこからでよいと思います。

情報を置く製品は、会社の環境に合ったもので構いません。僕が大切にしたいのは、仕事の中で増えた知識や判断が、個人の手元だけに閉じず、必要な人とAIへ届くことです。

AidiaのAI研修やAI顧問でも、ツールの操作だけでなく、各社の業務や情報の持ち方に合わせた活用を一緒に考えています。まずは、普段使う文書を一つ選んで「人とAIが同じ最新版を見られるか」を確かめてみてください。