こんにちは、おぐりんです。

AIの業務活用について考えていると、改めて強く感じることがあります。

それは、

最初から全体最適を目指すとうまくいかない

ということです。

これはAI活用に限った話ではなく、いろんな業務改善でもそうなんですけど、特にAIやエージェント、ワークフローの文脈だと、この傾向がより強いなと思っています。

会社全体を変えたい。
業務全体を効率化したい。
全部つながった状態を最初から作りたい。

気持ちはすごく分かるんですけど、実際にはそこから始めると、かなりの確率で止まるんですよね。

なぜ「全体最適」から入るとうまくいかないのか

理由はシンプルです。

問題空間が大きすぎるから。

会社の業務というのは、思っている以上に複雑です。

・人によってやり方が違う
・部署ごとに前提が違う
・案件ごとに状況が違う
・暗黙知がめちゃくちゃ多い

この状態で、

「じゃあAIで全体最適しましょう」
「ワークフローを全部つなげましょう」
「エージェントで業務を一気通貫で回しましょう」

となると、ほぼ確実に詰まります。

なぜなら、AIに渡すべきコンテキストが大きすぎるし、どこからどこまでをどう整理して渡すべきかが定まらないからです。

まず見るべきは「目の前の一個の業務」

だから僕は、AI活用を社内で進めるときに、

まずは目の前の一個の業務から改善する

これが圧倒的に重要だと思っています。

たとえば、

・会議の文字起こし
・議事録の整理
・営業メモの構造化
・提案書のたたき台づくり
・社内向けの情報整理

こういう単位ですね。

いきなり「営業全体を変える」ではなく、
「まずこの案件の議事録整理を楽にする」。

いきなり「プロジェクト管理全体を変える」ではなく、
「まずこの1プロジェクトの会議整理だけを良くする」。

このくらい小さく始める。

小さく始めると、何が見えるのか

小さく始めると、初めて見えてくるものがあります。

それが、

・本当に必要な情報は何か
・何がAIに渡ると精度が上がるのか
・どこでつまずくのか
・どういうルールが暗黙知として存在しているのか

です。

これって、頭で考えてるだけでは見えません。
実際に手を動かして、一つの業務をAIに載せてみるから見えてくる。

つまり、

小さく始めること自体が、コンテキストを発見する行為
なんですよね。

積み上げると、あとからワークフローになる

ここが大事です。

目の前の一個一個の業務改善をやっていくと、
それがやがて、

「これってこの前の業務とつながるよね」
「じゃあ、この流れをひとまとまりにできない？」
「ここまで来たら一つのワークフローとして設計できるかも」

という話になります。

つまり、

最初からワークフローを設計するのではなく、
小さな改善の積み上げが、結果としてワークフローになる

この順番が大事なんです。

しかも、そのワークフローを作る段階で、もう一度中身を見直すことになる。
「本当にこのステップ必要だっけ？」
「ここは別のやり方の方がいいかも」
みたいに。

そうやって、どんどん最適化されていく。

社内全体の最適化は「結果」であって「出発点」ではない

ここをよく間違えやすいです。

社内全体の最適化は大事です。
でも、それは最初に置くべき目標ではなく、あとから見えてくる結果なんですよね。

最初から全体を最適化しようとすると、

・前提条件が多すぎる
・例外条件が多すぎる
・社内調整が増えすぎる
・結局、誰も動けない

という状態になりやすい。

だからまずは、

① 目の前の業務を一個改善する
② もう一個改善する
③ そのつながりを見て、少し広い範囲を見直す
④ その中でまた中身を再設計する

この繰り返しが一番現実的です。

AI活用で大事なのは「ボトムアップの感覚」

結局何が言いたいかというと、

AI活用はボトムアップで考える方がうまくいく

ということです。

もちろん、トップダウンの方針や意思決定は重要です。
でも、実際に動く仕組みは、やっぱり現場の具体業務からしか生まれにくい。

・この作業を楽にしたい
・この情報整理を速くしたい
・この案件対応をもっと良くしたい

こういう小さな業務改善の熱量が、最終的に大きな変化につながる。

そしてそこから初めて、
「全体のワークフローってこう再設計できるかも」
という視点が出てくる。

この順番を逆にしないこと。

それが、AI活用をちゃんと前に進めるために、とても重要なんじゃないかなと思っています。

まとめ

AI活用で失敗しやすいのは、

最初から全体最適を狙ってしまうこと。

本当に大事なのは、

・まずは小さな業務から始める
・その中で必要なコンテキストを見つける
・改善を積み上げる
・結果としてワークフローに育てる

この流れです。

社内全体を変えたいなら、
まずは目の前の一個の業務をちゃんと変えることから。

それが遠回りに見えて、結局一番早いんだと思います。